No dia a dia do departamento pessoal, nem sempre o cenário é o ideal. Em regra, o DP tem o registro de ponto e apura as horas extras reais. Porém, muitas empresas — com mais ou menos de 20 empregados — não controlam a jornada, mantêm o trabalhador sem CTPS anotada, ou registram o contrato mas não fiscalizam as horas efetivamente trabalhadas. Quando o empregador percebe o risco, é comum pedir ao RH uma simulação do que seria devido. É exatamente para esse momento que esta ferramenta existe.

Quando o controle de jornada é obrigatório

O art. 74, §2º, da CLT determina que o registro de horário é obrigatório para estabelecimentos com mais de 20 trabalhadores, em meio manual, mecânico ou eletrônico. Abaixo desse número o controle não é exigido por lei, mas isso não desobriga a empresa de remunerar corretamente a hora extraordinária. A ausência de controle não apaga o direito do empregado — apenas dificulta a defesa do empregador.

O risco probatório da Súmula 338 do TST

Se a situação chegar à Justiça do Trabalho, entra em cena a Súmula 338 do TST: a ausência injustificada dos controles de ponto, quando obrigatórios, gera presunção relativa de veracidade da jornada apontada na petição inicial. Em outras palavras, sem registro válido, é o empregador quem assume o ônus de provar que o empregado não fez aquelas horas — um risco concreto que a simulação ajuda a mensurar antes que se transforme em condenação.

O que entra no cálculo

O adicional mínimo da hora extra é de 50% sobre a hora normal (art. 7º, XVI, da Constituição, e art. 59 da CLT), podendo ser maior por norma coletiva; domingos e feriados não compensados costumam ser pagos em dobro. Sobre as horas extras habituais incidem ainda o DSR (Lei 605/1949 e Súmula 172 do TST) e os reflexos em 13º salário, férias com 1/3, aviso prévio e FGTS, pela média física (Súmula 347 do TST). A ferramenta apura tudo isso por competência, somando o passivo do período inteiro.

Da simulação à regularização

Manter empregado sem registro expõe a empresa à multa do art. 47 da CLT, a recolhimentos retroativos de FGTS e contribuições previdenciárias e ao próprio passivo trabalhista. Por isso, o melhor uso desta ferramenta é como diagnóstico que incentiva a regularização — anotação da CTPS, acerto das competências no eSocial e correção da folha — e não como atalho para perpetuar a informalidade. O resultado é uma estimativa de gestão: os valores definitivos dependem dos registros reais, da convenção coletiva e, em juízo, da liquidação.