Como funciona a cota de aprendiz

A contratação de aprendizes é obrigatória para os estabelecimentos enquadrados na Lei nº 10.097/2000, regulamentada pelos arts. 428 e 429 da CLT e pelo Decreto nº 9.579/2018. A obrigação consiste em manter aprendizes em percentual que varia de 5% a 15% das funções que demandam formação profissional. Para o DP e RH, o desafio prático é definir corretamente a base de cálculo — e é nela que mora a maioria dos erros que viram auto de infração.

A norma que hoje detalha esse cálculo é a Portaria Consolidada MTE nº 1, de 17 de dezembro de 2025. Seu art. 37 fixa três pontos centrais: o percentual de 5% a 15%; o conceito de estabelecimento (o complexo de bens organizado para a atividade, sob o regime da CLT); e a lista taxativa de exclusões da base.

O critério para enquadrar uma função é a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) e a exigência da função em si — não a escolaridade do empregado. Um assistente administrativo formado em Psicologia, por exemplo, permanece na base, pois a função não exige nível superior.

Tudo o que não está na lista de exclusões e demanda formação profissional entra na base. Em especial, não podem ser excluídas: funções em condições insalubres ou perigosas; funções de baixa complexidade; funções que exigem formação, licença ou idade específica em lei, como motoristas e vigilantes; funções sem oferta de curso na localidade (a vaga é redirecionada a outra função); e funções que acordo ou convenção coletiva pretenda excluir, pois a negociação não suprime essa proteção. Quanto aos motoristas e cobradores do transporte coletivo, o Tema 66 do TST (IRR no RRAg-1001634-27.2019.5.02.0435, acórdão de 14/03/2025) firmou tese vinculante determinando sua inclusão na base.

O arredondamento das frações

O parágrafo único do art. 37 determina que as frações de unidade no cálculo da reserva legal geram a obrigação de contratar mais um aprendiz. Na prática: a cota mínima (5%) é sempre arredondada para cima. Já a cota máxima (15%) é arredondada para baixo, pois ultrapassar o teto de 15% também é irregular.

O limite dos 7 empregados na cota de aprendiz

Quando a base é inferior a 7, o estabelecimento não fica obrigado e, em regra, não cabe nova contratação. A razão é matemática: com base 6, qualquer aprendiz (1 ÷ 6 = 16,67%) já estouraria o teto de 15%. A contratação passa a ser viável a partir de uma base de 7 empregados (1 ÷ 7 = 14,3%, dentro da faixa).

Um cuidado que o DP precisa ter: essa conclusão vale para nova contratação. O contrato de aprendizagem já em curso deve ser concluído até o seu termo, mesmo que o quadro encolha depois da admissão. A redução superveniente da base não transforma, por si só, um contrato regular em irregular — e rescindi-lo por esse motivo criaria um passivo desnecessário. O cálculo, vale destacar, é feito por estabelecimento (CNPJ completo): matriz e cada filial apuram a própria cota separadamente.

Quem é obrigado e quem é dispensado da cota de aprendiz

A obrigação alcança os estabelecimentos de qualquer natureza com 7 ou mais empregados em funções que demandem formação profissional. Mas há dispensas — e elas não são todas iguais, um detalhe que costuma passar batido:

• Microempresa e EPP: dispensadas da obrigação pelo art. 56, I, do Decreto nº 9.579/2018. A contratação é facultativa, mas quem opta por contratar continua sujeito ao teto de 15%.
• Entidade sem fins lucrativos com objetivo de educação profissional: dispensada pelo art. 56, II, do mesmo decreto — e vai além. O § 1º-A do art. 429 da CLT afasta o limite do artigo para essa entidade, de modo que não incide nem o piso de 5% nem o teto de 15%. Tratá-la como se fosse ME/EPP é erro comum e produz conclusão errada na fiscalização.
• Administração direta, autárquica e fundacional: a contratação observa regulamento específico, e não o capítulo do Decreto nº 9.579/2018 que rege a cota celetista (art. 58, parágrafo único). Se o ente contrata pessoal pela CLT, a cota do art. 429 volta a incidir sobre esses empregados. Empresas públicas e sociedades de economia mista seguem a regra geral.
• A natureza jurídica, por si só, não isenta: sindicatos, igrejas, associações e conselhos profissionais ficam obrigados se tiverem 7 ou mais empregados celetistas em funções que demandem formação. O condomínio residencial é a exceção relevante e tem tratamento próprio — veja o tópico a seguir.

Condomínio precisa cumprir a cota de aprendiz?

Esta é a pergunta em que a orientação administrativa e a judicial não se encontram, e o profissional de DP precisa conhecer as duas.

Para a fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego, o condomínio está sujeito à cota e o descumprimento gera auto de infração. O condomínio autuado costuma então recorrer ao Judiciário, por ação anulatória do auto de infração ou ação declaratória de inexigibilidade — e vem obtendo êxito.

O TST tem jurisprudência firme em sentido contrário para o condomínio residencial. Em maio de 2026, a 6ª Turma julgou o caso do Condomínio Concept, de Manaus (RR 0001417-42.2023.5.11.0004, relator ministro Augusto César, decisão unânime), dispensando-o de contratar aprendizes e afastando a indenização por dano moral coletivo pedida pelo Ministério Público do Trabalho. O fundamento: a obrigatoriedade do art. 429 da CLT não alcança o condomínio residencial, porque ele não exerce atividade de empresa. A 8ª Turma já havia decidido no mesmo sentido em 2021 (AIRR-384-55.2018.5.13.0030).

Dois desdobramentos práticos. Se as atividades forem terceirizadas, a obrigação de cumprir a cota recai sobre a empresa prestadora de serviços, e não sobre o condomínio. E a tese é específica do condomínio residencial: há decisões mantendo o auto de infração contra condomínio empresarial ou comercial, ao fundamento de que ele viabiliza a atividade econômica dos condôminos.

Um alerta necessário: trata-se de jurisprudência de Turmas do TST, não de súmula nem de tese vinculante de recurso repetitivo. Como a posição administrativa é a oposta, o condomínio pode ser autuado e precisar discutir a questão em juízo. Por isso esta calculadora não oferece um enquadramento “condomínio” que devolva “dispensado”: a decisão de contratar, de não contratar ou de litigar depende de avaliação jurídica do caso concreto.

Contratação direta e indireta na cota de aprendiz

Esta é a distinção que mais gera erro de apuração. Na contratação direta, o próprio estabelecimento cumpridor da cota assume a condição de empregador e inscreve o aprendiz em programa de formação. Esse aprendiz já está no total de empregados e, por isso, é excluído da base (art. 37, III, "d").

Na contratação indireta, prevista no art. 57, § 1º e § 2º, do Decreto nº 9.579/2018, quem assume a condição de empregadora é a entidade sem fins lucrativos, que anota na CTPS a informação de que o contrato decorre de acordo firmado com determinado estabelecimento para cumprimento da cota. A consequência prática é dupla: esse aprendiz não integra o quadro próprio do estabelecimento — logo não reduz a base —, mas conta para o cumprimento da cota.

Quem conta e quem não conta na cota de aprendiz

A confusão mais cara do dia a dia é somar à cota quem não é aprendiz. Este quadro resume o tratamento de cada figura na apuração:

A leitura da terceira coluna explica o erro mais frequente: reduzir a base por causa de alguém que não deveria sair dela produz cota mínima menor do que a devida — e é exatamente o que a fiscalização procura.

No dia a dia do DP, vale lembrar que o aprendiz é contratado pela CLT, com idade entre 14 e 24 anos (sem teto para a pessoa com deficiência), por contrato de prazo determinado de até 2 anos. Tem direito a salário mínimo-hora, 13º, férias, vale-transporte e FGTS com alíquota reduzida de 2%, prevista no § 7º do art. 15 da Lei nº 8.036/1990 e operacionalizada hoje pelo FGTS Digital. O descumprimento da cota — mínima ou máxima — é infração trabalhista e pode gerar auto de infração e multa administrativa, além de atuação do Ministério Público do Trabalho (TAC, inquérito ou ação civil pública). Conforme o caso, a irregularidade repercute em processos licitatórios, nos termos da Lei nº 14.133/2021, e o cumprimento é comprovado por certidão emitida pelo MTE. Situação distinta é a descaracterização do contrato de aprendizagem — por descumprimento de seus requisitos legais e pedagógicos —, que pode converter o contrato em vínculo por prazo indeterminado. A insuficiência quantitativa da cota, por si só, não produz esse efeito. A fiscalização cabe à Auditoria-Fiscal do Trabalho.